2026-09-21

経費精算を自動化する4つの道｜働く人10名未満の会社の選び方

月末、社長の机にレシートが並ぶ

働く人が10名に届かない会社では、経費精算を社長がやっています。

コンビニのレシート。ガソリンスタンドの明細。駐車場の紙。 財布から出したものを机に並べて、日付の順にそろえます。 電卓を叩いて、表に打ち込みます。

社員が出した交通費のメモには、行った先が書いてありません。 聞きに行くと、本人もよく覚えていません。 そこで手が止まります。

気がつくと、もう夜です。

この仕事は、毎月かならず戻ってくる

今月の紙を片づけても、来月また同じ紙が集まります。 やり方を覚えているのは、社長1人です。 どの店の支払いが、どの科目に入るか。 毎月、去年と同じ判断を頭の中から引き出しています。

働く人が増えると、紙も増えます。 立て替えたお金を早く返してほしい人も出てきます。 月末の机は、そのぶん重くなります。

売上を増やす話は、いまも難しいままです。 楽になったのは、減らすほうでした。 だから、増やす前に減らせるところを先に探します。

経費精算は、その入口になりやすい仕事です。 毎月おなじ手順で、おなじ紙を触っているからです。 おなじ手順は、機械に渡せます。

楽にする道は、4つあります

道1　いまのやり方をそろえる

レシートを入れる封筒を1つに決めます。 打ち込む表の形も1つに決めます。 費用は0円です。手を動かす人は、そのまま社長です。

道2　会計ソフトに付いている経費の画面を使う

クラウドの会計ソフトには、経費を入れる画面が付いているものがあります。 弥生、freee、マネーフォワードといった名前を見たことがあるかもしれません。 毎月の利用料をはらって使います。 スマホで撮った領収書の文字を読み取る機能を持つものもあります。

画面の並びは、どの会社でも同じです。 ですから、御社の順番を画面のほうに合わせます。

道3　経費精算だけの専用アプリを足す

経費精算だけをうけもつアプリもあります。 楽楽精算やジョブカン経費精算といった名前です。 申請から承認まで、画面の上でつなげられます。

料金の決め方は各社で違い、使う人数で決まるものもあります。 会計ソフトとつなぐ設定が、別に1回必要になります。

道4　会社の順番どおりに作る

いま御社がやっている順番のまま、動くものを作ります。 封筒の置き場所も、科目の決め方も、いまのままです。 はじめに作る費用がかかります。 そのかわり、いまの手順のまま使えます。

| | お金の出方 | 覚えること | どちらが合わせるか | |---|---|---|---| | 道1 やり方をそろえる | 0円 | いまのまま | 手を動かすのは社長 | | 道2 会計ソフトの画面 | 毎月の利用料 | 画面の使い方 | 会社が道具に合わせます | | 道3 専用アプリ | 毎月の利用料 | 画面の使い方とつなぎ方 | 会社が道具に合わせます | | 道4 会社の形に作る | はじめに作る費用 | いまの手順のまま | 道具が会社に合わせます |

選ぶときに見るのは、合わせる向きです

道2と道3では、出来あがった画面を借ります。 だから会社の側が、画面の順番に合わせます。 働く人が多い会社なら、これがいちばん早い道です。 みんなが同じ順番で動くようになるからです。

ところが、働く人が少ない会社ではここが重くなります。 画面の順番に手順を書き直すのは、社長の手です。 経費精算を楽にする前に、まず社長の夜が1つ増えます。

道4は、向きが反対です。 いまの順番を残したまま、間の作業だけを機械に渡します。 社長は、いつもの順番で続けられます。

シフトエールがやっていること

私たちは、会社にうかがって、いつもの仕事を見せてもらいます。

準備は要りません。いつもどおりで大丈夫です。 レシートをどこに置いているか。誰が打ち込んでいるか。 どこで手が止まるか。その場で見ます。

見せてもらったあと、御社に合わせて仕組みにします。 できあがりの日は、お仕事を拝見したうえでお伝えします。 AIにも1日に作れる量があるからです。

覚えていただくのは、できあがったものを使うところだけです。 作ったものと手順書は、御社のものになります。 人が抜けても、やり方は会社に残ります。

どれくらい手が空くかは、会社によって違います。 ですから、実際の仕事を見てから数字でお伝えします。

料金

| | 金額 | 中身 | |---|---|---| | はじめに | 498,000円（税抜）〜 | うかがって、仕組みを作ります | | 毎月 | 98,000円（税抜） | 作ったものの手直しと、ご相談。窓口は LINE です |

税込では 547,800円〜 と 107,800円です。 上の金額は、働く人が10名未満の会社のものです。

参考までに、事務の方を1人お迎えする場合と並べます。 月給20万円の方なら、給与と社会保険で月23万1千円です。 会社がはらう社会保険は、給与の15.5%で数えました。 厚生年金や健康保険などで、会社が持つぶんです。

まず、いまのやり方を聞かせてください

経費精算を誰がやっているか。その1つだけ教えてください。 そのうえで、どこから手をつけられるかをご提案いたします。

LINE から送れます。 何を自動化するかは、決まっていなくて大丈夫です。